CONCEPTOS Y CARACTERIZACIÓN DE LA HOJA DE CALCULO

¿QUÉ ES EXCEL?

Es un programa de hojas de calculo de Microsoft Office System, que permite crear y aplicar formato a libros de (hojas de calculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, manejar formulas para realizar cálculos, crear gráficos, entre otros.

Es muy común usar excel en escenarios como: contabilidad, definición de presupuestos, facturación y ventas, informes, planeación, seguimiento y uso de calendarios.  

CARACTERÍSTICAS DE EXCEL 

Dentro de las más importantes se pueden encontrar: 

• Permite crear gráficos específicos de acuerdo a los datos alomacenados
• Permite almacenar grandes cantidades de datos 
• Grandes dimensiones en sus hojas de calculo, pues cuenta con 1.048.576 filas y 6.384 columnas, desde la A hasta la combinación XFD
• Un libro puede agrupar varias hojas de calculo, lo que aumenta las posibilidades del trabajo, debido a que se pueden crear hasta 255 hojas en un solo libro 
• Capacidad de manejo y presentación de los datos: a los datos introducidos se les puede dar un formato definido de acuerdo a una necesidad.

ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CALCULO 

La hoja de cálculo es la unidad fundamental que define el área de trabajo, por esta razón debe contar con una serie de elementos que la representan, estos son:

• Filas: espacio horizontal de la hoja de cálculo. Se identifican con números, cada hoja de cálculo contiene 1.048.576 filas.
• Columnas: espacio vertical de la hoja de cálculo. Se identifican con letras, cada hoja de cálculo contiene 16.384 columnas.
• Celda: es la intersección entre una columna con una fila. Las celdas se identifican con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo, C9.
• Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa, en este caso la celda activa es C9.
• Barra de fórmulas: se visualiza el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra el asistente para insertar funciones.
• Controlador de relleno: este pequeño punto de color negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada, es muy útil para copiar fórmulas y rellenar rápidamente datos en una planilla. Al acercar el mouse a este controlador, el puntero del mouse cambia la forma a una cruz fina y pequeña.

TIPOS DE DATOS 

Los tipos de  datos que se pueden introducir en una celda de una hoja de cálculo son de dos tipos:

Valores Constantes: Los valores constantes en Excel son: texto, números, fechas , horas, etc.

Formulas: una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que se encuentran en la hoja de cálculo. Adicionalmente se puede decir que es una secuencia formada por:

• Valores constantes.
• Referencias a otras celdas.
• Nombres, funciones y operadores.
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TIPO DE OPERADORES 

Para realizar operaciones o formulas se hace necesario utilizar operadores. Los operadores básicos de Excel son:

REFERENCIAS DE CELDAS 

La referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo y son muy importantes a la hora de copiar formulas. Existen tres tipos de referencia: 

• Referencias relativas: se basan en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula, de modo tal que si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Estas referencias son las más utilizadas debido a que se establecen por defecto en Excel.
• Referencias absolutas: Siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si se cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable o constante o fija. De tal forma que si se copia la fórmula en otras celdas, la referencia absoluta permanece fija. Las referencias absolutas se fijan directamente en la fórmula, anteponiendo en la letra de la columna y el número de la fila el símbolo pesos ($).
• Referencias mixtas: Se desplaza solamente en una sola dirección ya sea horizontal o vertical permaneciendo fija o bloqueado sólo el número o sólo la letra respectivamente.

FUNCIONES EN EXCEL

Es una fórmula que utiliza palabras específicas (previamente programadas) en una estructura determinada. Las funciones se utilizan para simplificar los procesos de cálculo.

TIPOS DE FUNCIONES

Excel clasifica las funciones por categorías así:

• Fecha y hora
• Matemáticas y trigonométricas
• Estadísticas
• Logísticas
• Financieras
• Búsqueda y referencias
• Bases de datos, entre otras

MANERAS DE INSERTAR UNA FUNCIÓN

• Debe escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la fórmula es correcto Excel le indicará los argumentos de la misma.
• Debe utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, además una descripción de la función y de cada argumento.

FUNCIONES LÓGICAS

FUNCIÓN SI

La función SI es una fórmula o función Lógica preestablecida en Excel, que se puede usar para resolver situaciones en las cuales se desea ver un resultado que dependen de si una condición es verdadera o falsa.

Una vez que Excel determina la condición aparecen dos alternativas posibles:

1. Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO.
2. Devuelve otro valor si dicho argumento es FALSO.

Sintaxis:

=SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) 

EJEMPLO

FUNCIONES ANIDADAS

Es factible que al resolver algún tipo de situación o calculo en Excel se requiera utilizar varias funciones SI, una dentro de otra.

Al hacer uso de una función dentro de otra, se tiene una función anidada y esta función actúa como argumentos de la función principal.

VALIDACIÓN DE DATOS

Teniendo en cuenta que los tipos de datos que se pueden introducir en una Hoja de Cálculo son Valores Constantes y Formulas.  La validación de datos permite que los valores que se introducen en la celda sean los adecuados e incluso puede visualizar un mensaje informativo si hay equivocación.

En la etiqueta o ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos se encuentra la opción o comando   Validación de datos que proporciona un medio eficaz para establecer qué tipos de datos están permitidos y cuáles no, en una celda o en un rango.

Esta opción posee tres pestañas disponibles, pero la más importante es la primera (Configuración), las otras dos son para configurar los mensajes de advertencia que el usuario visualizará en el rango de datos, cuando intente violar las normas de inserción de datos.

Los mensajes de entrada y de error sólo e visualizan cuando se posesiona el mouse sobre las celdas que contienen la validación de datos y cuando los datos se escriben directamente en las celdas.

Estos mensajes No aparecen en los siguientes casos:

• El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
• Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
• Una macro  especifica datos no válidos en la celda.

El objetivo de esta validación es garantizar que el ingreso de los datos sean correctos.

CONFIGURACIÓN

La pestaña Configuración ofrece distintas posibilidades en lo referente a tipos de datos disponibles en una celda.

En el cuadro de diálogo nombre de Criterio de validación, variará en función del contenido de Permitir. Algunas de las posibilidades son las siguientes: como se muestran en la siguiente imagen.

En la pestaña Configuración, Criterio de validación aparecen dos casillas de verificación:

• Omitir blancos: si se selecciona esta opción permite omitir los blancos en las celdas, o sea la no existencia de la información.
• Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración: si esta seleccionada esta opción, se transmiten los cambios que se realicen a todas las celdas que tengan las mismas restricciones.

Cualquier valor: esta opción no impone ningún tipo de restricción. La celda puede contener cualquier tipo de datos.

Número entero o decimal: si se selecciona esta opción la celda sólo puede aceptar como entradas válidas aquellas que definan números enteros. 

Establece restricciones a los números enteros y decimales. Debe escribir números enteros en las casillas Mínimo y Máximo. Indicar valores contenidos en celdas, mediante el cuadro contraer cuadro de diálogo.

Lista: esta opción permite que si se desea que sólo se puedan escribir ciertos valores dentro de una celda, ofreciendo los valores a través de una lista vinculada con la celda.

Para elegir una u otra posibilidad lo único que tienes que hacer es activar o desactivar la casilla de verificación Celda con lista desplegable.

Y así sucesivamente se configuran los demás criterios de validación.

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

Permiten hacer cálculos y manipular los datos que son de fecha y hora. Esta en condiciones de establecer el número de días que hay entre dos fechas; si quiere saber a que día de la semana corresponde una fecha determinada, entre otras cosas.

Ejemplo

Ejemplos de otras funciones en excel 

COMENTARIOS PERSONALES

Leidy Nathaly Calderón Guzmán 

Excel es un programa muy importante en la actualidad donde todo el mundo esta sometido a las presiones del tiempo y el corre corre de cada día por esto, excel maneja el sinónimo de facilidad en una simple hoja de calculo, pues permite realizar una cantidad de operaciones de una manera clara y rápida, por ejemplo, analizar datos, crear gráficos, usar formulas y funciones que permiten obtener los datos que se requiera, entre otras. Es por este motivo que las personas no solo empresarias sino también del común deberían estudiar y conocer un poco sobre todo lo que tiene que ver con Microsoft Excel. Además en el ámbito laboral puede generar grandes oportunidades.