CONCEPTOS Y CARACTERIZACIÓN DE LA HOJA DE CALCULO

¿QUÉ ES EXCEL?

Es un programa de hojas de calculo de Microsoft Office System, que permite crear y aplicar formato a libros de (hojas de calculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, manejar formulas para realizar cálculos, crear gráficos, entre otros.

Es muy común usar excel en escenarios como: contabilidad, definición de presupuestos, facturación y ventas, informes, planeación, seguimiento y uso de calendarios.  

CARACTERÍSTICAS DE EXCEL 

Dentro de las más importantes se pueden encontrar: 

• Permite crear gráficos específicos de acuerdo a los datos alomacenados
• Permite almacenar grandes cantidades de datos 
• Grandes dimensiones en sus hojas de calculo, pues cuenta con 1.048.576 filas y 6.384 columnas, desde la A hasta la combinación XFD
• Un libro puede agrupar varias hojas de calculo, lo que aumenta las posibilidades del trabajo, debido a que se pueden crear hasta 255 hojas en un solo libro 
• Capacidad de manejo y presentación de los datos: a los datos introducidos se les puede dar un formato definido de acuerdo a una necesidad.

ELEMENTOS DE UNA HOJA DE CALCULO 

La hoja de cálculo es la unidad fundamental que define el área de trabajo, por esta razón debe contar con una serie de elementos que la representan, estos son:

• Filas: espacio horizontal de la hoja de cálculo. Se identifican con números, cada hoja de cálculo contiene 1.048.576 filas.
• Columnas: espacio vertical de la hoja de cálculo. Se identifican con letras, cada hoja de cálculo contiene 16.384 columnas.
• Celda: es la intersección entre una columna con una fila. Las celdas se identifican con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo, C9.
• Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa, en este caso la celda activa es C9.
• Barra de fórmulas: se visualiza el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra el asistente para insertar funciones.
• Controlador de relleno: este pequeño punto de color negro que se encuentra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada, es muy útil para copiar fórmulas y rellenar rápidamente datos en una planilla. Al acercar el mouse a este controlador, el puntero del mouse cambia la forma a una cruz fina y pequeña.

TIPOS DE DATOS 

Los tipos de  datos que se pueden introducir en una celda de una hoja de cálculo son de dos tipos:

Valores Constantes: Los valores constantes en Excel son: texto, números, fechas , horas, etc.

Formulas: una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que se encuentran en la hoja de cálculo. Adicionalmente se puede decir que es una secuencia formada por:

• Valores constantes.
• Referencias a otras celdas.
• Nombres, funciones y operadores.
• 
  

TIPO DE OPERADORES 

Para realizar operaciones o formulas se hace necesario utilizar operadores. Los operadores básicos de Excel son:

REFERENCIAS DE CELDAS 

La referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo y son muy importantes a la hora de copiar formulas. Existen tres tipos de referencia: 

• Referencias relativas: se basan en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula, de modo tal que si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Estas referencias son las más utilizadas debido a que se establecen por defecto en Excel.
• Referencias absolutas: Siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si se cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable o constante o fija. De tal forma que si se copia la fórmula en otras celdas, la referencia absoluta permanece fija. Las referencias absolutas se fijan directamente en la fórmula, anteponiendo en la letra de la columna y el número de la fila el símbolo pesos ($).
• Referencias mixtas: Se desplaza solamente en una sola dirección ya sea horizontal o vertical permaneciendo fija o bloqueado sólo el número o sólo la letra respectivamente.

FUNCIONES EN EXCEL

Es una fórmula que utiliza palabras específicas (previamente programadas) en una estructura determinada. Las funciones se utilizan para simplificar los procesos de cálculo.

TIPOS DE FUNCIONES

Excel clasifica las funciones por categorías así:

• Fecha y hora
• Matemáticas y trigonométricas
• Estadísticas
• Logísticas
• Financieras
• Búsqueda y referencias
• Bases de datos, entre otras

MANERAS DE INSERTAR UNA FUNCIÓN

• Debe escribir la formula directamente en la celda que mostrará el resultado. Si el nombre de la fórmula es correcto Excel le indicará los argumentos de la misma.
• Debe utilizar la ayuda de Excel (cuadro de diálogo Insertar función), este asistente mostrará el nombre de la función, los argumentos, además una descripción de la función y de cada argumento.